Un dossier artístico, un programa de mano y una presentación pueden reunir materiales parecidos, pero no necesariamente cumplen la misma función. Antes de maquetar conviene aclarar quién leerá la pieza, qué necesita encontrar y en qué soporte la recibirá. Después, hay que ordenar textos, imágenes y créditos en una única entrega controlada.
Esta guía permite preparar esa base sin dar por cerrado lo que todavía está pendiente. No presupone que la redacción, la traducción, la impresión o los recursos de pago formen parte de la maquetación.
En una frase: define el objetivo y el formato, prepara un índice, entrega los textos revisados y vincula cada imagen con su pie, crédito y permiso. Identifica también qué información es definitiva y quién reunirá los cambios.
1. Empieza por la función del documento
La maquetación organiza el contenido para un uso concreto. Antes de decidir páginas o estilos, responde a estas preguntas:
- ¿Qué pieza necesitas: dossier artístico, dossier de proyecto, programa de mano, presentación u otro documento?
- ¿Quién la va a leer?
- ¿Qué debería comprender o hacer después?
- ¿Se consultará en pantalla, se enviará por correo, se proyectará o se imprimirá?
- ¿Tiene que funcionar en más de uno de esos contextos?
Un dossier puede presentar un proyecto con cierto desarrollo; un programa suele acompañar una actividad o espectáculo; una presentación se plantea para una lectura por diapositivas y, a veces, para apoyar una exposición. Son orientaciones funcionales, no categorías cerradas: el contenido y el uso real determinan la solución.
Plantilla de objetivo
- Tipo de documento.
- Destinatario principal.
- Objetivo.
- Acción o información prioritaria.
- Forma de distribución.
- Fecha de uso.
2. Crea un índice antes de cerrar el número de páginas
Un conjunto de textos sueltos no explica por sí mismo qué va primero ni qué merece más espacio. Prepara un índice provisional con secciones y subsecciones, aunque todavía pueda ajustarse.
Por ejemplo, un documento podría incluir:
- Portada.
- Presentación breve.
- Sinopsis o descripción del proyecto.
- Información artística o técnica relevante.
- Equipo y créditos.
- Fechas, contacto o información práctica.
No todas las piezas necesitan estas secciones ni este orden. Utiliza la lista para decidir la jerarquía, no como una plantilla obligatoria. Para cada apartado, indica si es imprescindible u opcional, si está definitivo o pendiente, qué recurso visual necesita y quién puede aprobarlo.
El número de páginas se confirma mejor después de revisar la cantidad real de texto, las imágenes, el formato y el tipo de lectura. Forzar de antemano todo el material dentro de una extensión arbitraria puede perjudicar la legibilidad o dejar información relevante fuera.
3. Entrega los textos como contenido editable y revisado
Reúne los textos en un documento copiable, con títulos y secciones identificados. Un PDF o una captura pueden servir como referencia visual, pero no deberían ser la única fuente del contenido.
Antes de entregar los textos
- Unifica la versión válida en un solo documento.
- Diferencia títulos, subtítulos, cuerpo, destacados, pies y créditos.
- Revisa nombres propios, fechas, espacios, enlaces y datos de contacto.
- Marca claramente los fragmentos provisionales.
- Elimina duplicados y comentarios que ya no correspondan.
- Indica si existe un límite de extensión o si puede editarse el texto.
La maquetación puede mejorar jerarquía, ritmo y lectura, pero no corrige automáticamente información incompleta ni confirma la exactitud de nombres, fechas o créditos. Si necesitas apoyo editorial o una revisión específica, conviene definirlo por separado en el alcance.
4. Organiza las imágenes para saber dónde va cada una
Evita una carpeta con archivos sin identificar. Usa nombres claros o un inventario que relacione cada imagen con su posición o sección.
Ficha mínima por imagen
- Nombre del archivo.
- Sección o página prevista.
- Pie de foto, si corresponde.
- Autoría o crédito.
- Titular o procedencia.
- Permiso para el uso previsto.
- Restricciones conocidas.
- Estado: definitiva, alternativa o pendiente.
Siempre que sea posible, entrega el archivo original con la mejor calidad disponible. La idoneidad técnica depende del tamaño final, el soporte y las especificaciones de producción; por eso conviene revisar cada salida con sus requisitos reales.
Si una imagen incluye personas, obras, marcas o materiales de terceros, disponer del archivo no equivale necesariamente a tener permiso para publicarlo. La persona responsable del proyecto debe confirmar derechos y créditos aplicables antes del uso.
5. Reúne logos, créditos y datos que no pueden improvisarse
Los logos y créditos suelen ocupar poco espacio, pero condicionan la composición y pueden cambiar el número de páginas. Prepara una carpeta diferenciada con las versiones autorizadas y una lista que indique qué debe aparecer y con qué prioridad.
- Organización, compañía o producción.
- Reparto y equipo.
- Colaboraciones, patrocinios y entidades participantes.
- Autorías de textos, fotografías e ilustraciones.
- Avisos o menciones obligatorias.
- Información de contacto y enlaces.
- Logos en una versión adecuada para el uso previsto.
No reconstruyas un logo desde una captura si existe un archivo oficial. Si alguna entidad proporciona normas de tamaño, orden, color o área de respeto, inclúyelas con los materiales.
6. Define formato, lectura e impresión antes del arte final
Aclara desde el inicio qué entregables necesitas. Un PDF pensado solo para pantalla no plantea exactamente las mismas decisiones que un archivo destinado a imprenta, y una presentación proyectada requiere otra forma de distribuir el contenido.
Para una versión digital
- Formato o proporción prevista.
- Medio de distribución.
- Necesidad de enlaces clicables.
- Tamaño de archivo aceptable para el canal.
- Requisitos de accesibilidad que deban contemplarse.
Para una versión impresa
- Tamaño cerrado y orientación.
- Número de páginas previsto.
- Tipo de encuadernación o plegado, si se conoce.
- Especificaciones facilitadas por la imprenta.
- Cantidad y fecha de entrega, si afectan a la coordinación.
La imprenta o el proveedor de producción debe facilitar las especificaciones aplicables. La impresión y el envío no se presuponen incluidos en la maquetación; su gestión y coste deben confirmarse en el alcance.
Si se imprime con grapa, el número de páginas debe encajar en pliegos de cuatro
En una publicación encuadernada con grapa a caballete —el acabado habitual de muchos programas y revistas— cada hoja se pliega y genera cuatro páginas. Por eso el total debe cerrarse normalmente en un múltiplo de cuatro: 8, 12, 16, 20, 24… La cubierta puede formar parte de ese recuento si se imprime en el mismo papel que el interior, o producirse aparte; conviene confirmarlo con la imprenta antes de fijar la extensión definitiva.
Si el contenido no completa el múltiplo necesario, es mejor resolverlo con intención: ajustar el índice, redistribuir imágenes y textos o reservar una página para créditos, agradecimientos, patrocinadores, información práctica o una pausa visual. Una página en blanco también puede ser válida si responde a la secuencia de lectura, pero no debería aparecer como un relleno accidental.
Antes del arte final, confirma además:
- si la imprenta quiere el PDF en páginas individuales y orden de lectura —lo habitual— o solicita otra preparación;
- sangrado, márgenes de seguridad y distancia de textos o logos al lomo y al corte;
- papel y gramaje de interior y cubierta, especialmente si la cubierta es independiente;
- límite aconsejado de páginas o grosor para que la grapa cierre correctamente;
- si debe compensarse el desplazamiento progresivo de las páginas interiores, conocido como creep, en publicaciones con más grosor.
No montes los pliegos ni hagas la imposición por tu cuenta salvo que la imprenta lo pida expresamente: esa operación suele depender de su máquina, formato de papel y flujo de producción.
7. Separa los idiomas y confirma cuál manda
Si el documento tendrá más de un idioma, entrega cada versión revisada y claramente identificada. Indica si será un único documento bilingüe, dos archivos independientes o una combinación distinta.
- Idioma de referencia para resolver discrepancias.
- Correspondencia entre títulos y secciones.
- Nombres propios o términos que no deben traducirse.
- Responsable de validar cada versión.
- Si ambas versiones deben mantener exactamente la misma extensión.
Una traducción puede ocupar más o menos espacio que el texto de origen. Por eso una versión en otro idioma no siempre consiste en duplicar páginas sin ajustes. La traducción debe entregarse o valorarse expresamente.
8. Controla versiones y reúne los cambios
Cuando varias personas revisan el documento por canales distintos, es fácil que una corrección contradiga a otra o que se trabaje sobre un archivo antiguo. Designa a una persona responsable de consolidar cada ronda y utiliza una nomenclatura comprensible.
Un sistema sencillo
- Un archivo maestro para los textos.
- Una carpeta única de imágenes vigentes.
- Un nombre de versión con fecha o número.
- Un documento o canal acordado para los comentarios.
- Una persona que confirme que la ronda está completa.
Formato útil para cada cambio
- Versión revisada.
- Página o sección.
- Texto actual.
- Sustitución exacta o acción solicitada.
- Archivo nuevo, si existe.
- Persona que lo valida.
Agrupar comentarios permite saber qué conjunto de cambios pertenece a cada ronda. El alcance y el número de rondas deben ser los acordados en el presupuesto.
9. Checklist antes de enviar el material
Objetivo y estructura
- ☐ Tipo de documento y finalidad definidos.
- ☐ Destinatario principal identificado.
- ☐ Uso digital, impreso o mixto indicado.
- ☐ Índice provisional preparado.
- ☐ Secciones imprescindibles diferenciadas de las opcionales.
- ☐ Fecha de uso comunicada.
Textos
- ☐ Textos reunidos en un formato editable.
- ☐ Títulos, cuerpo, pies y créditos identificados.
- ☐ Nombres, fechas, enlaces y contactos revisados.
- ☐ Contenido definitivo, provisional y pendiente marcado.
- ☐ Idiomas separados y validados.
Imágenes y recursos
- ☐ Imágenes originales organizadas por sección.
- ☐ Pies y créditos vinculados a cada archivo.
- ☐ Permisos y restricciones revisados.
- ☐ Logos oficiales reunidos con sus normas de uso.
- ☐ Tipografías y recursos de pago identificados.
Salida y revisión
- ☐ Formato y orientación definidos.
- ☐ Especificaciones de imprenta disponibles, si procede.
- ☐ Entregables acordados.
- ☐ Persona responsable de unificar comentarios designada.
- ☐ Sistema de versiones y canal de revisión acordados.
- ☐ Necesidades de confidencialidad comunicadas antes de compartir material sensible.
10. Qué puedes enviar para una primera valoración
No hace falta tener toda la pieza resuelta para explicar el proyecto. En el primer contacto puedes indicar qué documento necesitas y para quién, su uso principal, las secciones previstas, el contenido disponible, los idiomas, la salida digital o impresa, la fecha de uso y qué material sigue pendiente.
Si el contenido está sujeto a confidencialidad, descríbelo sin adjuntar archivos sensibles en el primer mensaje y acuerda después una vía adecuada para revisarlo. No envíes contraseñas ni accesos.
Si también estás preparando la pieza principal de una campaña, consulta qué preparar antes de encargar un cartel y sus adaptaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas páginas debería tener un dossier artístico?
Las necesarias para cumplir su objetivo con una lectura clara. La extensión depende de la cantidad de contenido, el destinatario, el formato y el uso. Antes de fijarla, conviene preparar el índice y revisar el material real.
¿Por qué un programa grapado debe tener páginas múltiplo de cuatro?
Porque cada hoja plegada aporta cuatro páginas al cuadernillo. El total habitual será 8, 12, 16, 20, 24… La imprenta debe confirmar si la cubierta entra en ese recuento o se produce por separado y qué límite de grosor admite la grapa.
¿Puedo entregar las imágenes dentro de un documento o presentación?
Ese documento puede servir para indicar orden y contexto, pero conviene aportar también los archivos originales por separado y relacionarlos claramente con cada sección.
¿La versión para imprimir sirve también para enviar por correo o consultar en móvil?
Puede compartir contenido y diseño, pero el tamaño de archivo, los enlaces y la lectura en pantalla pueden requerir una salida diferenciada. Los entregables deben acordarse según el uso.
¿Qué ocurre si todavía faltan fotografías, logos o créditos?
Puedes solicitar una primera valoración si indicas qué está disponible y qué sigue pendiente. Antes de cerrar la maquetación habrá que sustituir los marcadores por material definitivo y validado.
¿La impresión está incluida?
No se presupone incluida. Si se necesita preparación técnica, coordinación o gestión con imprenta, debe constar de forma expresa en el presupuesto junto con los costes externos aplicables.
¿Necesitas dar forma a tu dossier o programa?
Consulta los servicios de diseño gráfico para valorar el tipo de pieza, el material disponible, los usos y los entregables que necesita tu proyecto.